Šta je Ajzenhauerova matrica produktivnosti i kako da je koristiš?

Kako da odlučimo šta ćemo da radimo u određenom trenutku? Ovo je pitanje na koje većina nas nema pravi odgovor ili veoma dugo razmišlja i odlaže. Istraživanja pokazuju da ljudi prave izbor uglavnom na osnovu hitnosti. Najčešće će uraditi zadatak koji je najhitniji, odnosno čiji rok za završetak je najbliži, bez obzira na važnost tog zadatka. Najjednostavniji primer za ovo jeste kada nam zazvoni telefon. Većina će se javiti bez obzira na to šta radi u tom trenutku, jer je telefonski poziv stvar koja ima najbliži rok za realizaciju u tom trenutku.

Nije problem da rešavamo stvari koje su hitne tokom dana, ali je problem ukoliko najveći deo vremena provodimo na rešavanju ovakvih stvari, što znači da radimo samo stvari koje su hitne, a koje ne moraju biti važne/bitne. Sve što treba da uradimo jeste da u trenutku kada se pojavi neki zadatak zastanemo za trenutak i razmislimo o njegovoj važnosti, a ne samo o hitnosti i izaberemo da li ćemo ga uraditi ili ne.

Naravno, u realnom svetu ovo nije lako izvesti u svakom trenuku i potrebno je dosta vežbe i rada da bismo mogli sebi da omogućimo ovakve izbore. Jedna od stvari koja nam upravo u tome pomaže je Ajzenahuerova matrica.

Šta je Ajzenahauerova matrica?

Ajzenhauerova matrica je alat koji je osmislio američki general i nekadašnji predsednik SAD Dvajt Ajzenhauer, a koju je kasnije učinio masovno popularnom Stiven Kovi u svojoj knjizi 7 navika uspešnih ljudi. Ovaj alat nam omogućava da uočimo razliku između stvari koje su hitne i koje su važne i lakše izaberemo šta ćemo da radimo u određenom trenutku. Ovaj alat nam pomaže da razmotrimo dugoročni uticaj realizacije određenog zadatka i na taj način odlučimo da li ćemo uraditi zadatak u tom trenutku, kasnije, prepustiti nekom drugom da to uradi umesto nas ili eventualno izabrati da li uraditi zadatak uopšte.

Vremensko zalaganje za sami početak: Srednje

Tip: Vizuelni

Pogodno za ljude koji: Imaju problema sa crno-belim viđenjem stvari i radije daju prioritet kontinuumu nego što zadatke svrstavaju u nekoliko kategorija.

Šta radi: Utvrđuje koji su zadaci prioriteti, a koji samo odvlače pažnju.

Omogućuje davanje prioriteta na sjajan vizuelni način: XY-ose.

Na papiru se nacrta veliki znak plus ili kvadrat.

Na kraju se dobiju četiri okvira: Hitno i bitno, manje hitno, ali i dalje bitno, manje bitno, ali hitno i manje bitno i manje hitno.

Ova matrica nam pomaže da vizualizujemo sve naše zadatke smeštajući ih u jedan od četiri kvadranta razmatrajući hitnost i važnost zadataka. Svi naši zadaci i projekti mogu da se smeste u jedan od 4 kvadranta ove matrice:

• Zadaci koji su hitni i bitni. Zadaci koje treba da završimo odmah.
• Zadaci koji nisu hitni a bitni su. Zadaci koje treba da isplaniramo kada ćemo da radimo.
• Zadaci koji su hitni i nisu bitni. Zadaci koje treba prepustiti nekom drugom da uradi (delegiranje).
• Zadaci koji nisu hitni i nisu bitni. Ovo su zadaci koje, u najboljem slučaju, ne bi trebalo uopšte da radimo ili makar da se njima bavimo što je manje moguće.

Stiven Kovi ovako objašnjava šta su hitni, a šta su bitni zadaci:

Hitne stvari su one koje zahtevaju našu trenutnu akciju. Ovo su vidljive stvari koje se pojavljuju i koje zahtevaju našu pažnju odmah. Često hitne stvari imaju očiglednu posledicu ukoliko se ne urade. Ovi zadaci se ne mogu izbeći.

Bitne stvari, sa druge strane, su one koje doprinose ostvarenju naših dugoročnih ciljeva i u skladu su sa našim vrednostima. Ove stvari zahtevaju planiranje i promišljene akcije. Koje su važne stvari zavisi od naših vrednosti i naših ciljeva i različite su za različite ljude.

Koji su elementi matrice?

Kvadrant #1. Zadaci koji su hitni i bitni

Ovo su zadaci koji zahtevaju našu trenutnu/hitnu akciju i gde postoje vidljive posledice ukoliko ih ne uradimo. Često su ovo stvari koje nam je dodelio pretpostavljeni ili stvari nad kojima nemamo kontrolu. Problem je što se ovde javljaju stvari koje su posledica naših prethodnih akcija, loših izbora ili nepotrebnih odlaganja koje su učinile da stvar postane hitna i bitna. Evo samo nekoliko primera:

• Poziv nezadovoljnog klijenta
• Krenuli smo na put i desio se kvar na kolima
• Curenje vode iz mašine za veš ili česme
• Poslednji dan za uplatu rate za kredit
• Iznenadni sastanak na poslu ili porodični razgovor zbog neke krizne situacije
• Plakanje bebe

Zadaci u ovom kvadrantu su neizbežni. Međutim, ukoliko najveći deo vremena provodimo radeći ovakve zadatke, nećemo biti u stanju da ostvarimo dugoročne ciljeve i da veći deo vremena radimo u skladu sa našim vrednostima i uverenjima. Najlakše je razmišljati o ovim stvarima kao o nečemu nad čim uglavnom nemamo kontrolu, međutim, istina je da imamo mnogo više kontrole nego što mislimo.

Kvadrant #2. Zadaci koji nisu hitni i koji su bitni

Ovo su zadaci koji su vezani za naše dugoročne ciljeve i za vrednosti u koje verujemo. Najveći izazov za ove zadatke jeste što obično nemaju bilo kakav rok koji nas pritiska, pa imamo tendenciju da ih često odlažemo. Međutim, ukoliko ove zadatke redovno realizujemo, mnogo je veća verovatnoća da ćemo ostvariti naše ciljeve i živeti kvalitetniji život. Npr:

• Redovam odlazak u teretanu
• Vođene važnih (i neprijatnih) razgovora sa voljenom osobom, prijateljem, kolegom itd.
• Pravilna ishrana
• Pisanje knjige
• Kreiranje online kursa
• Započinjanje sospstvenog biznisa
• Bavljenje marketingom i prodajom
• Štednja novca
• Građenje odnosa sa ljudima itd.

Kada realizujemo aktivnosti u ovom kvadrantu, to znači da se ne bavimo problemima, već da pravimo prostor za lični razvoj i otvaramo različite mogućnosti na privatnom i poslovnom planu. Ovaj kvadrant znači da smo proaktivni. Stiven Kovi kaže da treba da se trudimo da najveći deo vremena provodimo u ovom kvadrantu. Stvar je u tome da će ove aktivnosti doprineti vremenom da se smanji broj zadataka koji su vezani za kvadaranta jedan, jer ćemo proakivno delovati i učiniti da se sve manje događaju. Ukoliko redovno vozimo auto na servis (aktivnost kvadranta 2), mnogo je manja verovatnoća da ćemo imati iznenadni kvar i da ćemo ga rešavati na putu (aktivnost kvadranta 1).

Kvadrant #3. Hitni zadaci koji nisu bitni

Ovo su zadaci koji su često vezani za nešto što nam je dodelio neko drugi da uradimo ili npr. zadaci u kojima nismo dobri, a treba da se urade da bismo ostvarili nešto što nam je važno. Ovde spadaju i svakodnevni zadaci koje mora svako od nas da obavi, a koji ne moraju biti povezani sa našim ciljevima. Na primer:

• Čitanje mejlova koji nisu važni
• Neproduktivni sastanci
• Usputna konverzacija koja ne donosi vrednost
• Rešavanje problema drugih ljudi koji nam nisu bitni
• Proveravanje notifikacija na telefonu

Kod ovih zadataka opet imamo očigledan rok koji može da učini da instinktivno reagujemo i počnemo da radimo zadatak bez obzira na to što nam nije važan. S obzirom na to da su ovo često zadaci koji nam je dodelio neko drugi, ponekad nismo u situaciji da ih ne radimo. Međutim, u najvećem broju slučajeva treba da razmislimo da li postoji mogućnost da ih uradi neko drugi, i zbog toga je delegiranje najbolji ,,alat” koji možemo koristiti da bismo izbegli aktivnosti iz ovog kvadranta. Najveći problem sa ovim kvadrantom je u tome što je nekada teško zaključiti da li je aktivnost bitna ili nije bitna, odnosno da li je u ovom kvadrantu ili ipak u kvadrantu 1.

Kvadrant 4. Zadaci koji nisu bitni i koji nisu hitni

Možemo reći da ovde spadaju aktivnosti koje su gubljenje vremena i koje ne bi trebalo da radimo. Obično su vezane za različite stvari koje nam kratkoročno pružaju zadovoljstvo, ali nas dugoročno udaljavaju ili onemogućavaju ostvarenje ciljeva. Na primer:

• Ogovaranje
• Preslaganje ikonica na računaru
• Nasumišno pretraživanje interneta ili besciljno skrolovanje na instagramu
• Gledanje televizije – ovde mislimo na neki program koji nije edukativan

Ovakve aktivnosti uopšte ne treba da radimo. Naravno, potrebno je sebi da priuštimo različite stvari koje nas opuštaju i pomažu da se obnovimo, samo što je potrebno da takve aktivnosti svesno biramo i sebi odredimo koliko će to dugo trajati. Važno je da budemo u skladu sa našim dugoročnim ciljevima, a ne kratkoročnim zadovoljstvom.

Praktični saveti za optimalno korišćenje matrice i ostvarivanje maksimalnih performansi

Nije tako jednostavno u svakodnevnom životu podeliti sve stvari koje radimo u jedan od 4 kvadranta. Ono što treba svako od nas da se trudi jeste da najveći deo vremena budemo u kvadrantu 2, jer su to aktivnosti koje najviše doprinose ostvarenju naših ciljeva. Većina ljudi najviše vremena provodi u kvadrantima 1, 3 i 4. Prvi korak bi bio da prepoznamo koje su to aktivnosti. Važno je da razumemo da je ovo za svakoga od nas različito i da zavisi od toga šta želimo da postignemo. Npr, za nekoga ko se bavi kreativnim radom, odgovaranje na mejlove može biti aktivnost koja se nalazi u kvadrantu 3, dok je za asistenta direktora ovo aktivnost u kvadrantu 1 ili 2. Kada prepoznamo sve aktivnosti i rasporedimo ih u odgovarajuće kvadrante, treba da napravimo plan na koji način da povećamo aktivnosti u kvadrantu 2, a da smanjimo broj aktivnosti u kvadrantima 1, 3 i 4.

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 1:

• Treba da naučimo na osnovu prethodnih projekata zbog čega kasnimo sa realizacijom i zbog čega dolazimo u situaciju da imamo kratke rokove. Nakon toga, treba da primenimo naučeno u sledećim projektima i izbegnemo prethodne situacije.
• Treba da bolje planiramo vreme. Redovno treba da kreiramo kvartalne, mesečne i nedeljne planove vezano za sve aktivnosti koje treba da obavimo, zajedno sa jasnim rokovima do kada moraju biti odrađene ključne aktivnosti.
• Treba da razmislimo o napuštanju prezahtevnih projekata ili o klijentima sa kojima možda ne treba više da radimo jer izazivaju veliku količinu stresnih situacija ili rada pod pritiskom uz kratak rok.

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 3:

• Treba da razmislimo o tome na koji način možemo da napravimo šablone za aktivnosti koje se ponavljaju kako bi nam pomogli da ubrzamo rad.
• Treba da napravimo spisak stvari koje možemo delegirati na druge, posebno ukoliko postoje ljudi koji su bolji od nas u tim stvarima.
• Treba da pokušamo da ovakve vrste zadatak radimo jedan za drugim, odnosno da grupišemo slične aktivnosti kako bismo bili efikasniji. Na primer, na kraju dana odvojimo 30 minuta da odgovorimo na poruke koje nisu hitne.

Kako da smanjimo aktivnosti u kvadrantu 4:

• Treba bolje da se povežemo sa dugoročnim ciljevima koje želimo da ostvarimo tako da smo posvećeni napredovanju i da nismo podložni kratkoročnim zadovoljenjima.
• Potpuno je u redu da se opustimo i da neko vreme ne radimo ništa, samo je važno da to ne preraste u lošu naviku gde počinjemo da gubimo dosta vremena na aktivnosti koje nisu bitne.
• Treba da se trudimo da maksimalno iskoristimo vreme dok smo na poslu za rad. Ovo će učiniti da manje gubimo vreme na aktivnosti kao što su ogovaranja ili gledanje objava na društvenim mrežama.

Kako da povećamo aktivnostu u kvadrantu 2:

• Na početku godine treba da utvrdimo stvari koje moraju da se završe bez obzira na okolnosti i da se trudimo da se u najvećoj meri držimo toga.
• Jasno treba da definišemo ciljeve koje želimo da ostvarimo, te da imamo plan za ostvarenje tih ciljeva koji onda treba da realizujemo.
• Isplaniramo unapred aktivnosti koje su važne i onda ostalo planiramo oko tih aktivnosti.

Hajde da pričamo o ovome. Da li vi koristite Ajzenhauerovu matricu i na koji način?

Preporučujemo i ove članke:

• 8 pravila za postavljanje ciljeva: Umetnost postavljanja i ostvarivanja ciljeva
• Kako da završiš bilo šta u najkraćem vremenskom roku?
• Kako produktivno da radiš od kuće?
• Lenjost i trauma: Otkrivanje skrivene povezanosti
• Pomodoro tehnika za bolju produktivnost + preporuka aplikacija

Referenca:
Kako da znamo šta je hitno a šta je važno